Nopeammin, nopeammin, nopeammin. Tee tehtäväsi nopeammin. Viesti ja vastaa nopeammin. Prosessin tulee edetä nopeammin. Kuljetus ovelle nopeammin. Rahat tilille nopeammin. Nopeuden vaade on läsnä kaikkialla.
Sama pätee strategioihinkin. Strategian tulisi valmistua nopeammin. Strategisia kokeiluita pitäisi tehdä nopeammin. Strategisia muutoksia ei voi jäädä odottelemaan, vaan pitää toimia nopeasti.
Strategointiin eli strategiseen ajatteluun ja siitä kumpuaviin johtopäätöksiin tämä työelämän yleinen mantra kuitenkin sopii erityisen huonosti. Parhaat ajatukset, huomiot, ideat ja vastaukset eivät synny pikatoimituksina. Korkeatasoinen ajattelutyö vaatii aikaa. Kysymys ei ole laiskuudesta eikä lyhyestä keskittymiskyvystä, vaan ihmismielen tavoista käsitellä tietoa ja ratkoa monimutkaisia ongelmia. Kognitiotutkimus ja luovan ongelmanratkaisun tutkimus antavat vahvoja perusteita strategiatyölle, joka etenee vaiheittain ja sisältää tietoista tauottamista.
Etene yleisestä erityiseen ja pilko asiat vaiheisiin
Tiedonkäsittelyn teoriassa ihmismieli nähdään järjestelmänä, joka koodaa, tallentaa ja hakee tietoa eri vaiheissa. Tämä malli selittää, miksi monimutkaisessa suunnittelussa on hyödyllistä jakaa tietokuorma pienempiin eriin. Jo aikoinaan kognitiivisen psykologian klassikko George Miller osoitti, että työmuistin kapasiteetti on rajallinen (noin 7 ± 2 yksikköä). Eipä ole tainnut ihminen siitä muuttua, vaikka kännykkä on kädessä ja tekoäly tietokoneessa. Jos strategiatyössä yritetään käsitellä liian monta muuttujaa kerralla, kuormitus ylittää aivojen kapasiteetin ja ajattelu väistämättä puuroutuu. Ei synny kummoista strategiaa.
Strategiatyö vaatii monimutkaista ajattelua, jossa operoidaan monilla tasoilla. Jotkut asiat hahmotetaan peräkkäisinä, jotkut rinnakkaisesti etenevinä ja jotkut hierarkisina, eri tasoilla tapahtuvina. Superälykäs nero voi ratkoa näitä lennosta, mutta meiltä keskiverroilta kaduntallaajilta monipuolinen ajattelu vaatii erityistä paneutumista (yksi 45 minuutin Teams-palaveri ei muuten sitten riitä, vaikka hallituksen puheenjohtajan mielestä näin olisikin).
Toimivin lähestymistapa on asioiden pilkkominen. MIT:n aivotutkijoiden mukaan ihmisen aivot selviytyvät monimutkaisista ongelmista pilkkomalla ne hallittaviksi alatehtäviksi. Tutkimus osoitti, että ihmiset käyttävät kahdenlaisia heuristiikkoja:
i) Hierarkkinen päättely: ongelma jaetaan kerroksiin, joissa edetään yleisestä kohti erityistä.
ii) Kontrafaktuaalinen päättely: ihminen testaa mielessään vaihtoehtoisia reittejä ja valitsee niistä sopivimman.
Strategiaa rakentaessa tämä tarkoittaa, että ensin luodaan laajempi hahmotus, sitten tunnistetaan pääteemat ja lopuksi arvioidaan vaihtoehtoisia polkuja. Näin strategiamallit ovat opettaneetkin jo vuosikymmenten ajan – ja ihan perustellusta syystä.
Luovuus syntyy tauoilla
Onnistuneen rationaalisen ajattelutyön lisäksi strateginen ajattelu on myös luovuutta. Ihmisen luovaa ongelmanratkaisua tutkittaessa on havaittu ilmiö, jossa alkuperäisen työrupeaman jälkeen pidetty tauko johtaa yllättäviin oivalluksiin. Tätä kutsutaan inkubaatioksi. Ensin siis työskennellään tietoisesti, sitten jätetään ongelma sivuun, ja myöhemmin ratkaisu ilmestyy mieleen kuin itsestään. Positiiviset vaikutukset eivät johdu vain lepäämisestä. Tauon aikana tiedostamattomat prosessit jatkavat työskentelyä, yhdistäen tietoa uudella tavalla.
Meta-analyysit (esim. Sio & Ormerod, 2009) ovat osoittaneet, että viivästetyllä inkubaatiolla on tilastollisesti merkitsevä vaikutus luovan ratkaisun laatuun. Jo lyhyt kevyen tehtävän tekeminen – kuten kävely tai puutarhan kastelu – voi antaa aivoille aikaa järjestäytyä uudelleen ja palata ongelmaan tuorein silmin. Tämän tunnistaa moni omasta kokemuksestaan. Parhaat ideat harvoin syntyvät toimistolla, vaan pikemminkin kävelylenkillä, suihkussa tai lomareissulla.
Miten soveltaa tätä strategiatyöhön?
- Rytmitä työvaiheita. Suunnittele strategiaprosessi siten, että jokaista työskentelyjaksoa seuraa taukovaihe. Käytännön kokemuksesta sanoisin, että viikko on vähimmäisaika. Kaksi viikkoa toimii hyvin myös. Jos tauko venähtää kuukaudeksi, alkaa jo tietoa unohtua. Sinänsä tauko voi olla päiväkin, mutta osallistujien kalentereihin viikon tai kahden välein tapahtuva työskentely on usein helpommin sovitettavissa.
- Hyödynnä rinnakkaisia prosesseja fiksusti. Kaikkea ei tarvitse tehdä peräkkäin. Jotkin tiimit voivat työstää eri osa-alueita samanaikaisesti. Näin vältytään ylikuormittamasta yksittäisiä ihmisiä ja hyödynnetään rinnakkaista käsittelyä. Synteeseihin päästään nopeammin, kun tietoa on pureskeltu eri näkökulmista jo valmiiksi.
- Ei hätäisiä päätelmiä. Älä kiirehdi päätelmiä ensimmäisestä strategiatyöpajasta. Ensimmäiset ideat ovat harvoin parhaita. Kun pöydällä on useita vaihtoehtoja, tulee ajattelutyöstä parempaa. Syvällinen paneutuminen vie tietysti aikaa, mutta on lähes aina aikansa arvoista. Jos olet sitä mieltä, että hyvä strategia on tärkeä, tunnustat varmaan myös sen, että strategiatyöhön kannattaa panostaa aikaa.
