Liity Suomen Strategisen Johtamisen Seuran jäseneksi!

Suomen Strategisen Johtamisen Seura SSJS ry

Tietosuojaseloste: Jäsenrekisteri

1.     Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä: Suomen Strategisen Johtamisen Seura ry (myöhemmin Yhdistys)

Osoite: Näveritie 8, 37130 Nokia

Puhelin: 040 8360507

Sähköposti: ssjs@ssjs.fi

Yhteyshenkilö: Emilia Tolonen, toiminnanjohtaja

2.     Rekisterin nimi

Suomen Strategisen Johtamisen Seuran jäsenenrekisteri.

3.     Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Yhdistyksen jäsenien henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, jäsenyyden ylläpito ja kehittäminen sekä jäsenmaksulaskutus, reskontra, kirjanpitoa markkinointi, suoramarkkinointi ja dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä.

Yhdistys järjestää mm. keskustelutilaisuuksia, yritysvierailuja, koulutuksia, työpajoja, mentorointiohjelmia, lukupiirejä, koulutusta ja muita tilaisuuksia ja tapaamisia. Rekisteröityjen henkilötietoja käytetään mm. erilaisten tilaisuuksien ja koulutusten toteuttamiseksi sekä jäsenmaksun laskutietojen, uutiskirjeen ja muiden tiedotteiden, tapahtumakutsujen sekä jäsenkyselyiden lähettämiseksi.

Jäsenrekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät niiden yritysten, yhdistysten jne. toiminnassa, joiden kanssa Yhdistys on tehnyt toimeksiantosopimuksen jäsenpalvelujen tuottamisesta. Yhdistys toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

Perusteet:

• Lakiin perustuva velvoite (kirjanpitolaki ja -asetus, henkilötietolaki, tietosuoja-asetus, yhdistyslaki)
• Oikeutettu etu
• Sopimus
• Henkilön itsensä antama suostumus

4.     Käsiteltävät henkilötiedot

Rekistereissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

• Jäsenen yksilöinti ja yhteystiedot
• Jäsenen syntymäaika
• Jäsenlaji
• Luottamustehtävät
• Jäsenen liittymistiedot, liittymisaika
• Jäsenmaksutiedot
• Jäsenen paikallisjaosto
• Jäsenen postitusluvat ja postituksen yksilöinti
• Jäsenen koulutustausta ja työkokemus
• kiinnostuksen kohteet

5.     Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tietolähteenä toimii rekisteröidyn itsensä antamat tiedot. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

6.     Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille Yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden, markkinoinnin ja palveluiden toteuttamiseksi. Yhdistys voi käyttää rekisterin tekniseen ylläpitoon, jäsenmaksulaskutukseen ja muuhun varainhankintaan sekä muuhun jäsen- ja sidosryhmäviestintään, jäsenpalvelujen tuottamiseen sekä tietohallinnon tukipalveluihin ulkopuolisia palvelutuottajia, joille tietoja luovutetaan palveluiden tuottamista varten. 

Tietoja voidaan luovuttaa ulkopuolisille palveluntuottajille Yhdistyksen toimintaa ja/tai varainhankintaa koskeviin markkinointitarkoituksiin, kuten suoramarkkinointiin. 

Rekisteritietoja voidaan jakaa yhdistyksen sisällä, sekä tapahtuman sidosryhmien kesken. Digitaalisessa muodossa tallennettujen tietojen palvelinympäristöjen toimittajat ja niiden alihankkijat saattavat käsitellä Henkilötietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolella.

Säännönmukaisesti henkilötietoa käsittelee:
Freyr oy
Näveritie 8,
37130 Nokia

7.     Henkilötietojen siirrot EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottaja maassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;

Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita;

Tai

Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassa olevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

8.     Jäsentietojen ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

1. Sähköiset ylläpitojärjestelmät

• Membook jäsenhallintajärjestelmä
• G Suite (toimisto-ohjelmisto, dokumentinhallinta)
• Microsoft Office toimisto-ohjelmistot
• Procountor (taloushallinnon järjestelmä)
• Jäsentutkimusjärjestelmä
• Viestintäjärjestelmä
• Verkkosivujen lomakkeet ja ilmoittautumisjärjestelmä

1. Manuaalinen aineisto

• paperiasiakirjat

Tietojen suojauksen periaatteet:

1. Sähköinen aineisto:

Sähköisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen tietojärjestelmään, johon on rajattu pääsy vain Yhdistyksen vastuuhenkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä taikka luottamustoimensa hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset ja/tai vastuuroolikohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus Membookin jäsenrekisteriin. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan.

1. Manuaalinen aineisto:

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9.     Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilö poistetaan jäsenrekisteristä ja tiedotus/markkinointi listoilta. Henkilötietoja säilytetään enintään 10 vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. Tiedot palkinnoista, tunnustuksista ja luottamustoimista säilytetään pysyvästi historiankirjoitusta varten.

10.                       Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely markkinointitarkoituksiin.  

11.                       Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti kohdassa yksi (1) nimetylle yhteyshenkilölle.

12.                        Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Yhdistyksellä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Yhdistys ilmoittaa muutoksista verkkosivuillaan osoitteessa www.ssjs.fi, josta löytyy viimeisin versio tästä selosteesta. 

Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.   Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 23.5.2024.